So planen Sie die Kosten für Kaffee in Ihrem Unternehmen richtig

Identifizieren Sie mit uns ungeahnte Kostenfallen Ihrer Kaffeeversorgung

Übersichtliche Kosten von Kaffee im Büro mit unserem „Kosten-Macchiato“

Übersicht Kosten-Macciato

Neben den offensichtlichen Kostenpunkten „Kaffee“ und „Maschine“ verstecken sich auch noch viele weitere Faktoren hinter dem Preis einer Tasse, die man oftmals nicht direkt im Kopf hat.

Die vielen Einflüsse auf den Preis führen dazu, dass die Kosten einer Tasse auch stark abweichen können: Ein simpler Filterkaffee kostet inklusive allen Kostenfaktoren ungefähr 13 Cent und ein hochwertiger Bohnenkaffee aus einem wartungsintensiven Kaffeevollautomat 54 Cent.

Die Rolle von Kaffee für Ihr Unternehmens­klima

Kaffee ist fester Bestandteil jedes Unternehmens und damit Ausdruck der Unternehmenskultur

Kaffee gehört weltweit zu den beliebtesten Getränken und viele Menschen würden ihn als ihr “Lebenselixier” bezeichnen, das sie benötigen, um jeden Tag so zu leben, wie sie sich das vorstellen. Auch auf der Arbeit und insbesondere in der Büro-Welt dient Kaffee als Stärkung und Motivation und kann bei hoher Qualität auch für Verwöhnmomente in Ihrem Büro sorgen.

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In Finnland, dem Land mit dem höchsten pro Kopf Kaffeekonsum, haben alle Angestellten offiziell das Recht, zwei Mal am Tag eine 15-minütige Kaffeepause einzulegen. Die finnische Bevölkerung gehört außerdem zu den zufriedensten weltweit. Hier muss einfach ein Zusammenhang bestehen!

Kaffee ist demnach ein prägender Faktor für ein positives Arbeits- und Unternehmensklima. Trotzdem muss dabei auch die Seite der entstehenden Kosten betrachtet werden. Egal, wie wichtig Ihnen ein positives Arbeitsklima ist, am Ende müssen die Kosten in einem moderaten Rahmen bleiben.

Oftmals ist es gar nicht so einfach, die Gesamtkosten für die Kaffeeversorgung in einem Unternehmen ganzheitlich zu überblicken. Mit unserer langjährigen Erfahrung möchten wir Ihnen dabei unter die Arme greifen und mit Ihnen die Kosten für eine Tasse Kaffee Schritt für Schritt auf die einzelnen Faktoren runterrechnen und Ihnen detailliert den oben dargestellten “Kosten-Macchiato” näherbringen. Am Ende möchten wir weitergehend eine Kosten-Formel präsentieren, mit der Sie die jährlichen Gesamtkosten simpel, aber genau planen können.

Information

Mit den Kaffee-Komplett-Lösungen von Jacobs Kaffee Service für‘s Büro müssen Sie keine Angst vor unvorhersehbaren Kostenfallen haben. Wir bieten alles rund um den Kaffee aus einer Hand: Ein flexibles Maschinenportfolio für jeden Bedarf, Lieferungen von hochwertigem Markenkaffee direkt in Ihre Mitarbeiterküche und sowohl einen Beratungs- als auch einen Maschinen-Service auf persönlicher Ebene.

1. Kaffee als Essenz – für den Geschmack, aber auch für die Kosten

Durchschnittlich fallen 39% der Kosten für die Kaffeeversorgung auf die reine Kaffeeware zurück

Die Preise für Kaffee variieren wie bei allen Genussmitteln sehr stark - bei dem gewerblichen Kaffeekonsum sogar noch stärker als im Einzelhandel. Natürlich gibt es enorme Unterschiede zwischen den jeweiligen Kaffee-Arten: So ist der Preis für eine Tasse Instant-Kaffee im Normalfall wesentlich geringer als der Preis für eine Tasse frischen Bohnenkaffee.

Die Frage, welcher Kaffee für den Bedarf in Ihrem Unternehmen oder auch in Ihrer Gastronomie am besten geeignet ist, hängt zum einen von Ihrem eigenen aber auch dem Geschmack Ihrer Mitarbeiter ab. Falls der Großteil Ihrer Mitarbeiter echte Feinschmecker sind und auf das befriedigende Gefühl bei dem Genuss von frischem Bohnenkaffee viel Wert legen, ist es doppelt lohnend, eine Lösung mit ganzen Kaffeebohnen und einem Kaffeevollautomaten anzubieten. Gleichzeitig ist es auch für ein- und ausgehende Gäste ein gutes Gefühl, wenn sie mit hochwertigem Kaffee begrüßt werden. Das ist aber nur möglich, wenn das Budget das auch zulässt.

Kostenpunkt Kaffee - Kaffeesorten
Kostenpunkt Kaffee - Berechnungen

Instant-Kaffee und auch unser exklusiver Flüssigkaffee sind hier attraktive Alternativen, die insbesondere in Bezug auf ihr Preis-Leistungs-Verhältnis geradezu unschlagbar sind. Außerdem sind sie auch in der Kaffeezubereitung oftmals wesentlich intuitiver und weniger zeitintensiv als die Zubereitung mit ganzen Bohnen.

Filterkaffee, der ewige Kaffee-Klassiker, stellt weiterhin eine sehr beliebte Möglichkeit der Kaffeeversorgung für Büros und Unternehmen dar. Insbesondere bei der Ausgabe von Kaffeespezialitäten stößt eine Filtermaschine aber an ihre Grenzen.

Als letzte Variante bieten wir auch Kaffeepads und Kaffeekapseln an. Diese ermöglichen die Verbindung einer hohen Kaffeevielfalt mit einer einfachen Handhabung. Der Einzeltassenpreis ist hier aber vergleichsweise hoch, sodass wir Kapseln und Pads oftmals eher als Ergänzung Ihrer Kaffeeversorgung anbieten.

Information

Je nachdem, welche Kaffeeart Sie wählen, unterscheiden sich auch die reinen Kaffeeproduktkosten von Kaffee sehr stark: Von 6-7 Cent für eine Tasse Filterkaffee bis hin zu 35 Cent für eine Aluminium-Kapsel.

Allgemein hängen die Preise, die Sie bei dem Bezug von Kaffee zahlen, immer auch von den jeweiligen Rahmenbedingungen ab. Das heißt, je nachdem wie lange Sie beispielsweise einen Vertrag mit einem Kaffee-Lieferanten haben und natürlich wie groß Ihre Abnahmemengen sind, desto größer ist auch der Spielraum bei den Kaffeepreisen.

Grundsätzlich gehen wir beim Jacobs Kaffee Service auf jeden unserer Kunden individuell zu und machen auf Ihren Bedarf zugeschnittene Angebote. Hier können Sie direkt kostenlos und unverbindlich weitere Informationen anfordern.

Jetzt bleibt nur noch die Frage, wie Sie beispielsweise die Kosten der Kaffeebohnen auf eine in Ihrem Büro getrunkene Tasse runterrechnen können. Hier bezieht man sich am besten auf vergangene Daten und schaut sich an, wie viel Geld insgesamt für Kaffee im letzten Jahr ausgegeben wurde. Anschließend muss man schätzen, wie groß die Anzahl getrunkener Tassen Kaffee in diesem Zeitraum ungefähr war. Hierfür eine kleine Orientierungshilfe: Durchschnittlich trinkt ein Mitarbeiter 4 Tassen Kaffee am Tag. Für genauere Daten können Sie auch Ihre Mitarbeiter stichprobenartig befragen. Durch eine einfache Division der Gesamtkosten durch die Anzahl Tassen können dann die Kosten pro getrunkener Tasse bestimmt werden.

2. Die reinen Maschinenkosten machen durchschnittlich ungefähr 15% des Preises einer Tasse aus

Hierbei gibt es aber enorme Preisunterschiede zwischen, aber auch unter den jeweiligen Maschinenarten

Kein Kaffee ohne Maschine. Daher nimmt die Maschine auch die zweitgrößte Kostenstelle innerhalb unseres Kosten-Macchiatos ein. Bei ihr gilt genauso wie beim Kaffee auch schon, dass die Preise je nach Art der Kaffeezubereitung stark variieren. So ist ein Kaffeevollautomat natürlich wesentlich teurer als eine Pad- oder Kapselmaschine. Insbesondere deshalb ist es auch sehr sinnvoll, den Preis der Maschine auf die einzelne Tasse zu rechnen, damit man bei der Wahl einer geeigneten Kaffeelösung oder auch bei der Planung der Kosten ein ganzheitliches Bild bekommt.

Hier liegt es also wieder an Ihrer Präferenz und den Vorlieben Ihrer Mitarbeiter und Gäste: Ein Espresso- oder Kaffeevollautomat für die Kaffeezelebrierung mit frischen Bohnen oder die wirtschaftlicheren Varianten mit Flüssigkaffeemaschinen, Instant-Automaten oder klassischen Pumpkannen.

Kostenpunkt Maschinen

Bei der Anschaffung einer Maschine geht es aber nicht nur um eine Abwägung zwischen Geschmack und Kosten, sondern auch darum, wie viel Aufwand bei der Nutzung der Maschine entsteht. So hat keiner Ihrer Mitarbeiter nach einem langen Arbeitstag Lust, sich nochmal eine halbe Stunde in die Mitarbeiterküche zu stellen und die Kaffeemaschine ausgiebig zu reinigen.

Unsere Cafitesse Reihe und die L’OR Promesso bieten hier dank eines geschlossenen Systems und flüssigem Kaffeekonzentrat einen sehr bequemen und effizienten Ansatz, sodass die Reinigung nur zwischen 3 und 7 Minuten pro Woche in Anspruch nimmt.

Information

Die Reinigung der Maschinen ist ein entscheidender Kostenpunkt:
Entweder müssen Ihre Mitarbeiter die Maschine selbst säubern, wodurch Sie wichtige Arbeitskraft verlieren, oder es übernimmt eine Servicekraft von einem Catering- oder Gebäude-Dienstleister.

Ein weiterer Kostenfaktor ist die Wartung der Maschine. Diesen haben wir weiter unten nochmal separat dargestellt.

Information

Bei Miet- und Leasingverträgen sind oftmals schon die Kosten für Wartung und Reparatur inklusive. Dies gilt es, bei der Wahl der Finanzierungsoptionen zu beachten. Hier finden Sie einen detaillierten Vergleich, wann ein Kauf oder eher das Mieten & Leasen einer Kaffeemaschine rentabler ist.

Abschließend stellen wir uns wieder die Frage: “Wie rechnet man den Anschaffungspreis der Maschine auf eine einzelne Tasse runter?”

Je nachdem, ob Sie Ihre Kaffeemaschine direkt gekauft haben oder Sie monatliche Miet- oder Leasing-Raten überweisen, muss man natürlich auch bei der anteiligen Berechnung für den Preis pro Tasse unterschiedlich vorgehen:

  1. Kauf einer Kaffeemaschine: Hier ist die einfachste Möglichkeit, die geplante Abschreibung der Maschine zu betrachten. Kostet ein Kaffeevollautomat beispielsweise 2500€ und Sie planen eine Nutzung von 5 Jahren, ergibt sich daraus eine jährliche Abschreibung von 500€. Diesen Betrag dividiert man dann durch die ermittelte Zahl der getrunkenen Tassen pro Jahr und schon erhält man den anteiligen Betrag, den die Maschine bei einer Tasse Kaffee kostet.
  2. Mieten oder Leasen einer Kaffeemaschine: Wenn Sie eine Maschine mieten oder leasen, haben Sie eine klare Zahl, wie viel die Maschine für einen bestimmten Zeitraum kostet. Jetzt brauchen Sie wieder nur die Anzahl der getrunkenen Tassen in diesem Zeitraum und schon erhalten Sie mit einer Division den anteiligen Preis der Maschine pro Tasse.

Die Vorteile der unterschiedlichen Anschaffungsmodelle

Kaufen
Mieten & Leasen
Freiauf­stellung
Kaufen
Mieten & Leasen
Freiauf­stellung

Der Kaffee- und der Anschaffungspreis der Maschine machen mehr als die Hälfte des Gesamtpreises aus

Kaffee- und Maschinenpreis

Die Kosten des Kaffees und die reinen Anschaffungskosten der Maschine stehen zusammen für 54% des Preises einer Tasse. Klingt erstmal weniger als erwartet, oder?
Welche Faktoren verstecken sich hinter den fehlenden 46%?

3. 10% der Kosten fallen auf die Wartung der Maschine zurück

Je nach Maschinenart ist der Aufwand für die Maschinenwartung unterschiedlich hoch

Ein weiterer Kostenpunkt, der gerne unterschätzt wird, ist der Aufwand für die Wartung der Maschine. Daher ist es bei der Neuanschaffung einer Maschine ebenfalls rentabel, nicht nur auf den reinen Anschaffungspreis, sondern auch den Aufwand für die Wartung zu berücksichtigen.

Information

In all unseren Miet- und Leasing-Verträgen stellen wir für die gesamte Vertragsdauer den einwandfreien Zustand Ihrer Maschine sicher. Das heißt, dass sowohl der Kostenpunkt der Wartung der Maschine als auch der technische Service bereits in der monatlichen Mietrate enthalten ist.

Falls Sie schon stolzer Besitzer einer Kaffeemaschine sind oder bald einer werden möchten, haben Sie für die Wartung der Maschine im Wesentlichen zwei Möglichkeiten:

  1. Sie können mit ein wenig technischer Begabung selbst Hand anlegen und die Maschine selbstständig warten.
  2. Sie können die Maschine professionell von einem technischen Maschinen-Service regelmäßig warten lassen.

Für diese Entscheidung sollten Sie auch beachten, dass hier mal wieder der Maschinentyp eine große Rolle spielt. Bei Kaffeevollautomaten ist der Aufwand mit ungefähr 30 Minuten pro Woche ziemlich hoch und teilweise auch relativ anspruchsvoll. Unsere Flüssigkaffeemaschinen stellen hier die bequemere Variante dar mit circa 15 Minuten Wartungszeit.

Unten finden Sie eine kleine Tabelle, in der wir die Wartungszeiten verschiedener Maschinenarten gegenübergestellt haben.

MaschinenartWöchentlicher Wartungsaufwand
Kaffeevollautomat30 min
Easy Coffee Maschine15 min
Instant Kaffeemaschine15 min

Für eine vollständige Kostenrechnung sollten außerdem die Nebenkosten in unsere Kostenformel integriert werden. Wenn Sie die Gesamtzahl getrunkener Tassen Kaffee ermittelt haben, lässt sich zumindest die Wassermenge sehr simpel berechnen: Anzahl Tassen multipliziert mit dem herkömmlichen Fassungsvermögen einer Tasse (0,15l).

Bei den Stromkosten ist es am einfachsten, auf die Herstellerangaben zu vertrauen. Für eine ganz genaue Berechnung können Sie aber auch mit einem separaten Messgerät den alleinigen Stromverbrauch der Maschinen über einen gewissen Zeitraum bestimmen und diesen dann auf ein Jahr hochrechnen.

Allgemein sollten die Kosten aber auch nicht allzu hoch werden, sodass eine simple Schätzung mit den Herstellerangaben eigentlich ausreichend sein sollte.

4. Ungefähr 12% der Gesamtkosten einer Tasse fallen auf den technischen Service

Es gibt fast nichts schlimmeres als eine defekte Kaffeemaschine im Büro

Wie bei allen technischen Geräten läuft auch die Garantie einer Kaffeemaschine nach einer bestimmten Zeit ab. Bei den meisten Kaffeeautomaten läuft diese für ein Jahr nach dem Kaufdatum. Für viele Ihrer Mitarbeiter ist Kaffee etwas Lebensnotwendiges, sodass eine lange ausfallende Kaffeemaschine die Gefahr mit sich bringt, den gesamten Seelenfrieden im Büro ins Wanken zu bringen.

Danach müssen Sie eine weitere Entscheidung treffen, ob Sie daumendrückend das Risiko eines Defekts und die Kosten einer Reparatur selbst tragen möchten oder ob Sie doch einen Wartungsvertrag mit Ihrem Maschinen-Lieferanten abschließen, in dem Sie auch im Falle einer Maschinenstörung abgesichert sind.

Ohne einen technischen Service ist es sehr schwer, die Kosten für möglich Ausfälle der Maschine in Ihre Kostenrechnung zu integrieren. Hier bleibt Ihnen nur eine grobe Schätzung.

Information

Der Preis für technischen Maschine-Service variiert zwischen den Maschinentypen: Die Reparatur und Pflege von professionellen Vollautomaten ist höher als bei Flüssigkaffeemaschinen oder auch Instant-Kaffeeautomaten.

Je nach Maschinentyp können Defekte unterschiedlich oft und auch unterschiedlich schwerwiegend auftreten. So ist die Technologie in professionellen Kaffeevollautomaten meist wesentlich komplexer als in anderen Maschinen und demnach können auch technische Fehler einen komplexeren Ursprung haben.

Egal, wie Sie sich entscheiden, die Hauptsache ist, dass auftretende Maschinenstörungen zum Wohle aller so schnell wie möglich behoben werden.

Information

Die Kostenpunkte „Maschinenwartung und technischer Service“ lassen sich direkt auf die Anschaffungskosten der Maschine addieren. Wir haben sie Ihnen hier bewusst getrennt voneinander dargestellt, damit wir Ihnen auch die anteiligen Kosten separat darstellen können. Zusammenaddiert steht die Maschine also für 37% der Gesamtkosten für eine Tasse Kaffee.

Unsere Maschinen mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis

5. Wie groß ist der Anteil Zucker und Milch am Kosten Macchiato?

Kaffee schwarz oder mit Milch und Zucker? Die Schwarztrinker sind auf jeden Fall kostengünstiger: Zucker und Milch machen 9% der Kosten für einen Kaffee aus.

Genauso wie jeder Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Gäste für sich individuell ist, so ist auch der Kaffeegeschmack von Mitarbeiter zu Mitarbeiter verschieden. Manche bevorzugen den Kaffee schwarz, andere benötigen Milch und Zucker (oder andere Süßungsmittel) für Ihren eigenen, perfekten Kaffeegenuss.

Insbesondere bei Milch müssen Sie eine Entscheidung treffen, die sich auch stark auf die Kosten auswirkt: Stellen sie frische Milch zur Verfügung oder ist Milch in Pulverform oder als Konzentrat ausreichend.

Viele Automaten arbeiten mit Milchpulver oder Milchkonzentrat. Dies ist wesentlich bequemer und effizienter. Außerdem ist diese Milch auch wesentlich länger haltbar als frische Milch.

Trotzdem ist frische Milch geschmacklich natürlich höher anzusiedeln, sodass man auch hier wieder eine klassische Trade-Off-Entscheidung treffen muss: Niedriger Preis + bequeme Nutzung vs. Geschmack.

Kostenpunkt Milch

Bei Zucker und Milch gilt, dass der Kaufpreis ebenfalls sehr stark mit der Abnahmemenge zusammenhängt und variieren kann.

Für die Berechnung, wie hoch der Preis von Zucker und Milch in einer Tasse Kaffee ist, teilen Sie die Gesamtausgaben dafür wieder durch die Anzahl der Tassen.

Durchschnittlich stehen Zucker und Milch anteilig für ungefähr 9% des Gesamtpreises einer Tasse Kaffee.

6. Preise für Pappbecher und Tassen sollten nicht unterschätzt werden

Irgendwo muss der Kaffee rein – dafür haben Sie im Wesentlichen zwei Möglichkeiten: Pappbecher oder Tassen.

Pappbecher haben zwei wesentliche Vorteile:

  1. Kein Spülärger und keine Spülmaschinen-Kosten
  2. Können auch problemlos in Arbeitsumgebungen verwendet werden, in der Tassen leicht zu Bruch gehen können.

Pappbecher stellen also oftmals die bequemere und sicherere Alternative dar. Tassen sind hingegen nur ein Einmalaufwand und daher meistens auch die kostengünstigere Variante, auch wenn man den Aufwand für‘s Spülen nicht unterschätzen sollte.

Im Durchschnitt lassen sich bei unseren Kunden 14% des Preises für eine Tasse Kaffee Bechern oder eben Tassen zuordnen. Das Geschirr für Ihren Kaffee ist demnach auch ein nicht zu vernachlässigender Kostenpunkt.

7. Die Transportkosten spielen meistens nur eine untergeordnete Rolle

Durchschnittlich fällt 1% des Preises auf den Transport von Kaffee und Co.

Die Transportkosten hängen natürlich von Ihrem Kaffeelieferanten ab. Bei uns und bei vielen anderen Lieferanten auch ist der Transport ab einer bestimmten Liefermenge kostenfrei, sodass die Transportkosten in den Hintergrund rücken.

Der vollständige Kosten-Macchiato mit allen Kostenfaktoren

Vollständige Kosten für Macciato
Beispielrechnung
Transport 0,54 Cent
+Tassen & Becher 7,56 Cent
+Zucker & Milch 4,86 Cent
+Wartung 5,4 Cent
+Technischer Service 6,48 Cent
+Maschine 8,1 Cent
+Kaffee 21,06 Cent
=54 Cent für 1 hochwertigen Bohnenkaffee
Information

Der Gesamteinfluss der Maschine ist mit 37% (Anschaffungskosten, Wartungskosten und technischer Service) fast so hoch wie der Preis für den eigentlichen Kaffee. Es ist also äußerst lohnenswert, sich bei der Auswahl einer Maschine viel Zeit zu nehmen.
Nutzen Sie unseren Maschinenberater, um in wenigen Schritten unverbindlich ein individuelles Angebot und Beratung zu erhalten.

Unsere übersichtliche Formel für eine zuverlässige Kaffee-Kosten-Kontrolle

Mit dieser Formel behalten Sie immer den Überblick

Falls Sie all unsere Kostenpunkte von oben bestimmt und auf den Preis einer Tasse runtergerechnet haben, ist die Formel eine sehr einfache:

Information

Preis pro Tasse * Anzahl getrunkener Tassen = jährliche Gesamtkosten

Da wir aber selbst nachvollziehen können, dass diese einzelnen Berechnungen eher unübersichtlich sein können, haben wir Ihnen in der folgenden Formel nochmal die wichtigsten Kostenpunkte und Berechnungsmethoden zusammengefasst:

Formel
Kosten für Kaffee im Jahr (inkl. Milch und Zucker)
+Anschaffungskosten Maschine/Abschreibungsjahre
+Kosten für Wartung und technischer Service im Jahr
+Kosten für Pappbecher oder Tassen im Jahr
=jährliche Gesamtkosten für die Kaffeeversorgung in Ihrem Büro

Die Kosten­kalkulation für Kaffee im Büro ist eine komplizierte Angelegenheit

Für ein vollständiges Bild der Kosten von Kaffee in Ihrem Büro müssen viele auch teilweise nicht so offensichtliche Kostenfaktoren berücksichtigt werden.

Die Länge dieses Artikels zeigt schon, dass es nicht so simpel ist, wie man vielleicht denken würde, die Kosten von Kaffee im Büro vollständig zu überblicken. Auch die anteilige Berechnung der einzelnen Kosten der verschiedenen Faktoren an einer Tasse Kaffee ist kompliziert. Die reinen Kaffeeprodukte mit 39% und die Kaffeemaschine mit 37% (Anschaffungskosten + Reinigung + Wartung + Service) stellen wie erwartet die ausschlaggebenden Kostenfaktoren dar, auch wenn der Anteil der summierten Maschinenkosten höher ausfällt, als oft vermutet. Je nach Art der Maschine können diese Kosten aber sehr variieren. So sind insbesondere die Faktoren Reinigung, Wartung und technischer Service bei einer Flüssigkaffeemaschine wesentlich geringer als bei einem professionellen Kaffeevollautomaten.

Unser Jacobs Kaffee Service steht für einen vollumfänglichen Rundum-Kaffee-Service und bietet alles aus einer Hand:

  1. Qualitätskaffee einer wohlbekannten Marke
  2. Kaffeemaschinen von etablierten Herstellern, aber auch innovative und für Jacobs exklusive Maschinen
  3. Serviceleistungen eines persönlichen Kundebetreuers bestehend aus der regelmäßigen Kaffeebelieferung bis in Ihre Mitarbeiterküche und der Wartung und gegebenenfalls Reparatur Ihrer Maschine

Dadurch wird nicht nur der Kaffeegenuss in Ihrem Büro so unkompliziert und stressfrei wie noch nie, sondern auch die Kosten Ihrer gesamten Kaffeeversorgung sind für Sie auf einen Blick erkennbar.

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